オフィス移転｜費用の目安と作業員が教える選んじゃいけない引越業者

上のやり取りは私が勤めていた会社で実際にあったもので、オフィス移転が絶対にうまくいくはずがない引越し業者に頼んじゃったケースです。

事務所の引越しは費用の計算方法も独特で、見積もりだけでなく新オフィスのレイアウトや、旧オフィスの原状回復工事のコンサルティングなども必要になります。

特に、社内LANの構成や什器の設置など、個人の引っ越しとは比較にならないほど複雑な手順が必要になるものです。

このページでご紹介するようなガサツな引越し業者を反面教師ととらえて、ぜひオフィス移転に特化した引越し屋さんを見つけてほしいと思います。

管理人

申し遅れました。サイト（引越しのウラオモテ）管理人の中村です。
大手引越し業者で積んだ作業員&営業マンの経験と、軽貨物運送業者での経験をもとに情報発信をしています。
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オフィスの移転費用

個人宅の引っ越しであれば敷金、礼金、前家賃など賃貸にかかわる費用と、引越し業者への支払いがもっとも大きな出費になるケースが多いでしょう。

しかし、オフィス移転となると賃貸にかかわる費用に加えて、快適なオフィスづくりに必要なレイアウトにするための内装工事なども必要になります。

また、国をあげて働き方改革を行っていることもあり、社員のモチベーションを上げるため使い勝手の良いオフィス家具を新調したり、オシャレなオフィスデザインを採用する企業も増えています。

オフィス移転は減価償却を終えた機材の買い替えを行う絶好の機会でもあり、会社にとっては大きな出費がかさむことになります。

オフィスの移転費用を詳しく見ていきましょう。

原状回復費用の目安

飛ぶ鳥跡を濁さずということわざがありますが、オフィスの引っ越しにおける原状回復にも当てはまります。

次の借主のために貸した時の状態に戻す作業が、原状回復工事と言われるものです。

個人宅と違って事務所使用では特殊な場所への配線や壁の撤去をするケースもあり、原状回復費用も大きな出費になります。

原状回復費用の目安はオフィスの広さ1坪当たり3～5万円が相場となっています。

また、大型商業施設やテナントビルなどの場合、1坪当たり5～8万円が相場と言えるでしょう。

大型ビルなどの原状回復工事は多くの場合、建物のオーナーや不動産管理会社が指定する業者を利用することになります。

なので、原状回復費用を抑えるには、普段から丁寧にオフィスを使う以外に方法はないといえるでしょう。

壁にセロテープや画びょう、両面テープなども貼り付けないよう、社員全員で丁寧なオフィスの使い方を心がけるとグッドです。

賃貸関連費用の内訳と目安

敷金、礼金、仲介手数料など、できれば安い物件を選びたいところですが、立地条件等が良ければよいほど初期費用も高くなるものです。

特に礼金など日本独特の慣習によって発生する費用は、個人的にも無駄だなぁと常々思います。

最近では入居から一定期間家賃が発生しないフリーレント物件も多くあるので、オフィス移転の初期費用を抑えるには活用したいところです。

賃貸関連費用の内訳と目安について詳しく見ていきましょう。

敷金の目安

敷金は保証金の意味で、個人宅と大きく異なる家賃が発生するオフィス賃貸の場合、契約時に支払う敷金も高額になります。

事務所の広さが50坪以下だと、家賃の3～6ヶ月分が相場となります。

大型ビルなど50坪以上の大きなオフィスになると、賃料の6～12ヶ月分が敷金の目安になります。

つまり、オフィス移転は引越し屋さんに支払う代金よりも、新しい事務所の敷金が払えるかをきちんと計画すべきでしょう。

礼金

個人的には「これ必要？」と常々感じているのが、大家さんに支払う礼金です。

敷金との二重取りのような気がして・・・。

ただ、大手企業が保有するビルなどの場合、礼金が必要のないケースがほとんどです。

しかし、1フロアが50坪以下の比較的小規模の物件になると、オーナーが個人であることが多く礼金がかかることになります。

礼金の目安は家賃の1～2ヶ月分が相場となっています。

「貸していただきありがとうございます。」よりも、「入居してくれてありがとうございます。」のほうが自然な気がするのは私だけでしょうか？

前家賃

前家賃とは、賃貸契約の際にあらかじめ支払う、契約開始月分の賃料のことです。

物件によっては入居日からの日割りやフリーレントになるケースもあり、オフィス移転の初期費用を抑えるには前家賃のできるだけかからない物件を探すのが秘訣です。

一般的なオフィス移転時の前家賃の目安は家賃の1～2ヶ月分となっています。

仲介手数料

多くの場合、物件オーナーと直接契約をするのではなく、物件探しも含めて契約に関わる諸手続きは不動産管理会社を通すことになるかと思います。

物件オーナーと借主を不動産管理会社が仲介することになり、仲介手数料が発生します。

事務所移転の仲介手数料は賃料の1ヶ月分が目安となります。

保証委託料

オフィスの賃貸契約の場合、保証会社の加入有無は不動産管理会社に提出する法人決算書が判断材料となります。

そのため、不動産管理会社に法人としての業績が安定していると判断されれば、必ずしも保証会社を利用する必要はありません。

保証会社を利用する必要がある場合、初回費用として賃料と共益費の1ヶ月分を請求されるケースが多いようです。

また、保証契約の更新時には更新料が発生します。

入居後、一度でも家賃を滞納すると更新料が高くなることには注意が必要です。

火災保険料

賃貸物件の場合、火災保険は必ず加入することになります。

火災だけでなく盗難などにも適応されるものもあり、保険会社を選べるのであれば補償内容が充実した火災保険を選びたいところです。

保険料の目安は2年間で約2万円ほどです。

内装工事関係費用

オフィス家具や業務用プリンター、什器などは一度設置してしまうと、引越しをするまで移動することがないのではないでしょうか。

事務所移転先ではより使いやすい配置、また室内のデザインにこだわってみるのもいいですよね。

社員に長く働いてもらうためには、事務所のレイアウトやデザインについて社内で意見交換をするのもおすすめです。

内装レイアウト、デザイン設計費用

自社で室内のレイアウトやデザインの専門部署があればいいのですが、事務所移転の場合、多くは設計事務所などに外注することになるかと思います。

内装レイアウトや室内のデザインといった専門的な知識を必要とする設計作業の費用は高く、1坪あたり1～3万円が相場となっています。

レイアウトやデザイン設計のみ行う業者よりも、工事も行うことができる業者に依頼することでトータルコストの削減が可能です。

自社で工事も請け負う設計事務所を探してみるといいでしょう。

建築設備工事費用

建築設備への初期投資が少なく済む居抜き物件であれば、事務所移転時の必要経費を大幅に削減することができます。

しかし多くの場合、前借主が退去前に原状回復する義務があるため、クーラーやヒーターなどの空調設備、オフィス家具、防災設備などが撤去された状態で新借主へ引き渡されるものです。

事務所移転時の設備関係工事費用は、一般家庭に比較して設備の数や部屋数が総じて多いため高くなるものです。

建築設備工事費用の目安は1坪あたり20～35万円ほどとなっています。

IT、通信設備工事費用

電話やインターネットはもちろん、東日本大震災などの教訓から、万が一の際の停電に備えるため
（UPS）を導入するケースも増えています。

特にデータを扱う会社やカスタマーサポート部門を持つ会社では、PCや電話機の電源確保は重要課題といえます。

事務所移転はこのような設備を導入する絶好の機会でもあります。

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IT・通信ネットワーク設備、電話設備などの配線工事費用の目安は、1坪当たり5～15万円ほどとなっています。

オフィス家具費用

オフィスの内装は社員のモチベーション向上や採用効果にも大きく影響するため、社員の意見を取り入れたり、デザイン事務所の提案を検討してみてもいいでしょう。

また、移転先の物件に入居する期間を想定して、どこまで内装にコストをかけるべきかを検討することも費用に大きくかかわってきます。

デスク、いす、ワゴンやテーブルなどオフィス家具については、既存の什器を移転先でも継続使用するか、新規購入するかで費用が大きく変わってきます。

オフィス家具新規購入費用の目安は、社員1人あたり5～30万円ほどとなっています。

引越し費用

事務所移転経費のメインともいえる引越し費用は、事務所の規模や移転先までの距離、業者に委託する作業内容によって大きく変わってきます。

たとえば、オフィス家具や荷物を移転先に運び込んでもらい、設置などは自社の社員で行うといったケースであれば、ほぼ個人の引っ越しと同程度の金額に抑えることもできるでしょう。

しかしながら、社内LANの構成や重量のあるオフィス家具類の設置などは専門の知識、力仕事も必要になるため専門業者に任せた方がよいケースがほとんどです。

引越し費用の目安としては、従業員1人あたり2～3万円ほどとなっています。

引越し費用を大幅に削減する方法としては不用品を処分するのがもっとも効果的です。

業者が運ぶ荷物が少なければ少ないほど、輸送費用を安く抑えることができます。

当サイト「引越しのウラオモテ」の引越し料金計算機を使えば、おおまかな引っ越し費用の計算もできますので、ぜひご活用いただきたいと思います。

また、事務所移転も一括見積もりサイトを利用することで、複数業者の中から最適な業者を見つけることが可能になります。

一括見積もりサイトを使えば、同じ内容の引っ越しでも業者ごとに異なる料金を提示してきますので、より安いコストで事務所移転ができる可能性も高まります。

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廃棄物処理費用

オフィスの引っ越しを機にPC、プリンター、什器類を新調するケースも多いのではないでしょうか。

社員専用の電子レンジや冷蔵庫、業種によっては洗濯機などを置く事務所もあるかと思います。

エアコン、テレビ、冷蔵庫、洗濯機など家電リサイクル法に基づき処分される家電4品目であれば、メーカーやお店に引き取ってもらえます。

しかし、家電4品目以外となると購入時に下取りしてもらえるケースは少なく、自身での処分が必要になります。

また、規模の大きな事務所になるとトラックを用意しなければならないほどの大量の処分品となるケースもあるでしょう。

大量の不用品処分は廃棄物処理専門業者を利用するとスムーズです。

ただし、適切な処分が行われたか確認できるマニフェスト（産業廃棄物管理票）を発行してくれる業者を利用することが重要です。

廃棄物処理費用の目安は、4トン車1台分でおよそ10万円程度となっています。

そのほか、居抜き物件として旧事務所を譲渡するなども廃棄物を減らすひとつの方法です。

また、PCなどはオークションなどで売却するのも廃棄物処理費用を抑える賢い方法です。

詳しくは不用品処分のページをご覧になってみてください。

諸費用

オフィスの引っ越しは家具や什器の運搬といった実作業のほかに、パンフレットや届出書類の変更、必要なPCやプリンターなどIT機器の購入がつきものです。

オフィス移転は引越し屋さんに支払う費用以外にも、様々な諸費用が必要になります。

事務所の移転にかかる諸費用について、代表的なものの料金目安をご紹介します。

印刷物修正費用

付き合いのある会社への移転挨拶状の印刷と発送、名刺や封筒などの住所も刷新しなければなりません。

また、社員証やセキュリティカードの再発行が必要になるケースもあるでしょう。

移転告知、印刷物修正費用の目安としては、社員1人あたり1～2万円ほどとなっています。

届出書類作成代行費用

オフィス移転の際には、法務局、税務署、地方税事務所、社会保険事務所など、様々な機関に届出をする必要があります。

届出書類作成については手続きが複雑なこともあり行政書士に依頼するのが一般的です。

費用についてはオフィスの規模や社員数にかかわらず、1回あたりの料金として請求されることが一般的です。

届出書類一式作成代行費用は、10～20万円が相場となっています。

IT機器新規購入費用

最新バージョンのPCを購入しても2～3年経つと挙動が怪しくなったり、記憶ディスクの劣化が懸念される時期となります。

特に事務所で常時フル稼働するPCなどは、個人使用のものに比べて外部、内部ともに寿命が短くなるものです。

Dellなど法人デスクを持つPCメーカーを利用することで、IT機器の新規購入費用を大きく節約できるケースもあります。

業種にもよりますが、ハイスペックな最新PCを定期的に買い直すよりも、最新バージョンのOSが搭載されたそこそこのスペックPCを定期的に入れ替えるほうがコストパフォーマンスが良くなる可能性が高いです。

一般的な業務使用に耐えるPCの新規購入費用は、1台あたり2～3万円が目安となります。

オフィスの引っ越しは専門業者に

個人宅の引っ越しと違い事務所移転は、業務に支障をきたさない段取りが特に重要です。

特に通常営業しながら引越し作業を行うとなると、個人宅の引っ越しを専門に行う業者では対応が難しいかと思います。

ホームページなどで事務所移転の実績を公開していて、経験豊富なプランナーがいるオフィスの引っ越し専門業者を選ぶことをおすすめします。

プランナーが経験豊富かどうかは実際に打ち合わせをしてみるまで分かりませんが、依頼主に疑問を残さない見積もりを出せれば合格点と言えるでしょう。

オフィス移転専門部署がある引越し業者もおすすめ

事務所移転を専門に行う引越し業者は数が少なく、その分費用も高額になりがちです。

事務所移転専門業者の場合、相応のクォリティが望めるため一概に高い料金とは言えないのですが、一般的な引越し業者の倍程度が相場となっています。

実は、サカイ引越センター、アート引越センターなど引越し大手には法人専門部署があり、事務所移転専門業者と同レベルのクォリティが期待できます。

作業員は事務所移転専門というわけではなく個人の引っ越しも担当しますが、社内LANの構成や什器の設置など専門知識を持つスタッフが作業にあたることになります。

また、一括見積もりを利用して事務所移転に対応できる業者の見積もりを取ってみるのもおすすめです。

個人の引っ越しと同じで、1社の見積もりだけで業者を決めるというのはよくありません。

個人の引っ越しもオフィス移転も、業者が見積もりで最初から最安値を提示してくることはないと覚えておきましょう。

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選んじゃいけないオフィス移転業者

冒頭の引っ越し業者営業所の所長と作業員とのやり取りを再度ご紹介しましょう。

もしも、こんな作業員で構成された引越し屋さんが事務所移転作業などしようものなら、終始行き当たりばったりの作業になるかと思います。

そもそも、このような業者の営業マンは見積もりの段階できちんとしたスケジュールが組めないことが容易にわかるかと思います。

けっして規模の小さな引っ越し業者のすべてがオフィス移転作業に適していないわけではありません。

赤帽など軽貨物業者の中にも、オフィスの引っ越しに特化しているところがあったりします。

しかしながら、引越しの総数からすると個人の引っ越し件数が圧倒的に多く、事務所移転の専門部署を持つ引越し業者は少ないのです。

そのため、事務所移転の専門部署を持つ引越し業者かオフィスの引っ越し専門業者を選ばないと、スムーズな移転作業ができないリスクがあります。

私が勤めていた引越し業者は全国展開している中堅という位置づけですが、個人宅の引越し作業経験しかない作業員がほとんどでした。

たまに入るオフィスの移転作業はいわゆるベテラン作業員が担当するのですが、オフィスの引越し作業については素人同然です。

このようにオフィスの引越し作業に不慣れな業者も普通にオフィス移転の仕事を受注するという実態を知っておきましょう。

一括見積もりサイトを使う際に「事務所の引っ越し」である旨を明記することで、オフィス移転に特化した業者を絞り込むことができます。

また、引越しの見積もりは複数取ることで適正な金額が見えてくるものです。ぜひ活用してみてください。

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まとめ

オフィス移転作業は個人宅の引っ越しとは一線を画すもので、専門業者もしくは事務所移転専門部署を持つ引越し業者を選ぶことが成功の可否を分けます。

あわせて業者が最初から最安値の見積もり提示をすることはないと覚えておきましょう。

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